Implementación de Sistemas de Información

¿Cómo implementar un Sistema de Información?

En primer lugar es importante saber que un Sistema de información es un conjunto de tecnologías, procesos, aplicaciones de negocios y software disponibles para las personas dentro de una organización. Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin común; que permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en una organización. Los sistemas de información – gestionados de manera eficiente – permiten incrementar el crecimiento económico.

Es así que un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

  • Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere.
  • Almacenamiento de información: pude hacerse por computadora o archivos físicos para conservar la información.
  • Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
  • Salida de información: es la capacidad del sistema para producir  la información procesada o  sacar  los datos de entrada al exterior.

Tipos de Sistemas de Información

En consecuencia, podemos identificar 3 tipos de sistemas de información:

  • Sistema experto (SE): Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
  • Sistema Planificación de Recursos (ERP, Enterprise Resource Planning): Cuyo objetivo es la planificación de los recursos de una organización. Típicamente esto se lo ha utilizado en empresas productivas que han seguido metodologías de planificación MRP II. El objetivo es tener claramente identificado como llegar a los productos finales desde la materia prima; es decir desde un inventario de materia prima e insumos poder determinar la cantidad que llegaremos a generar de productos finales para ponerlos a disposición del mercado. Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
  • Sistemas de automatización de oficinas (OAS): Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

Su implementación

Con todo esto, la implementación de un sistema de información en una empresa, es un paso sumamente trascendental que da una organización, donde la elección de la estrategia a utilizar, sea compra, alquiler o desarrollo propio, es el primer hito a tomar en cuenta para la consecución exitosa de la misma.

Para ello, son seis los factores que se deben tener en cuenta al momento de evaluar una u otra opción:

  • ¿Se va a utilizar para gestionar actividades principales de la empresa?: Si es así, se debe pensar en desarrollar algo a la medida. Las operaciones secundarias (BackOffice) pueden ser cubiertas por softwares de terceros.
  • Tiempo, costo y esfuerzo: Si bien es cierto los paquetes ya desarrollados requieren menos tiempo de implementación y el capital invertido puede ser menor, existen riesgos y costos ocultos que deben ser considerados. Temas como licenciamiento, tropicalizaciones y adecuaciones de funcionalidades, son aspectos a tener financieramente en cuenta.
  • ¿Confianza en el proveedor?: Es importante pedir referencia sobre los clientes que ha atendido el proveedor. Si el cliente está satisfecho es un indicador de que el proveedor hizo un buen trabajo, caso contrario, evaluar otras opciones.
  • ¿La pertenencia del código fuente y la información proporcionada?: Este es un criterio muy importante, ya que una vez finalizada la relación con el proveedor, es importante considerar ser los dueños del desarrollo, los datos y el código fuente.
  • ¿Soporte post-implementación?: Es importante garantizar el funcionamiento durante los seis primeros meses de la puesta en producción, siendo excluyente en el caso de software de terceros, que el proveedor ofrezca como parte del servicio el soporte en sitio de un especialista involucrado en la implementación para cualquier duda o emergencia.
  • ¿Garantías?: Revisar las secciones de garantías con las que opera el proveedor es un criterio a tomar en cuenta, para no tener que estar solicitando cotizaciones cada vez que se registre algún tipo de incidencia o problema que forme parte del desarrollo del sistema.

Algo más

Es así que se vuelve sumamente importante, que el equipo que lidera la implementación del nuevo sistema, sea cual fuere el método de implementación, conozca y tenga experiencia en implementación de software para el modelo de negocio al cual pertenece la empresa. En caso este no disponga de mucha experiencia, puede contactar a ascenda, nosotros tenemos la experiencia que usted necesita para sacar adelante esta importante iniciativa.

Elemento Clave

Finalmente, el compromiso de la alta gerencia representa la piedra angular del éxito de la implementación de un sistema de información.